5 bonnes résolutions pour le Nouvel An

Le Nouvel An est fréquemment synonyme de résolutions. Cette année, en plus des résolutions que vous souhaitez entreprendre personnellement, voici 5 éléments qui vous permettront de gérer de manière plus efficace votre entreprise et d’en optimiser la gestion, autant entre les actionnaires qu’avec les employés et les clients.

1. Convention entre actionnaires

La première résolution que tout entrepreneur devrait prendre au sein de sa société, s’il y a plus d’un actionnaire, est de se munir d’une convention entre actionnaires.

Sans convention, chaque actionnaire sera libre de vendre ou autrement transférer ses actions à un tiers de son choix, ce qui n’est pour toujours souhaitable. De plus, dans le cas du décès d’un des actionnaires, par exemple, ses actions seraient automatiquement transférées à ses héritiers, ce qui, encore une fois, n’est pas nécessairement la situation optimale pour assurer une bonne gestion de l’entreprise.

La convention entre actionnaires permet donc non seulement de conserver le contrôle sur les transferts, ventes et offres d’actions, mais aussi de fixer à l’avance la procédure à suivre advenant une situation pouvant engendrer un différend, tel que le retrait, le décès, l’incapacité ou l’inaptitude d’un actionnaire.

Dans l’éventualité où vous avez déjà une convention entre actionnaires, n’hésitez pas consulter un avocat ou un notaire qui la relira avec vous afin de vérifier si elle est toujours à jour et correspond encore à vos besoins.

2. Politique Internet et réseaux sociaux

L’utilisation des outils technologiques et des médias sociaux est pratique courante pour la plupart d’entre nous. De plus en plus d’entreprises misent sur l’utilisation des médias sociaux pour promouvoir leurs produits et services. Toutefois, cela implique également qu’une majorité d’employés ont accès à Internet et aux réseaux sociaux dans le cadre de leur travail. Comment faire pour s’assurer que les employés utilisent ces outils de manière efficace, sans perte de temps ? Les politiques Internet sont généralement une bonne solution afin d’en règlementer l’utilisation dans le cadre du travail.

Les travailleurs qui ont été conscientisés par le biais de telles mesures sont probablement moins enclins à « voler du temps » à leur employeur. Ces politiques ont également pour effet de réduire les possibilités d’atteinte à la réputation de l’entreprise sur les réseaux sociaux. De manière accessoire, le contrôle de l’utilisation d’Internet et des médias sociaux permet d’assurer le type de sites visités par les employés et ainsi réduire la possibilité d’atteinte au niveau des serveurs par de potentiels virus.

3. Publication du bail commercial

De nombreuses entreprises louent les locaux dans lesquels elles exercent leurs activités. La décision de louer ou d’acheter l’immeuble commercial dans laquelle la société exercera ses activités est propre à chaque entreprise. Le fait d’être locataire ou propriétaire engendre des obligations différentes. Notamment, saviez-vous qu’en cas de vente, lorsque l’immeuble fait l’objet d’un bail commercial, le nouveau propriétaire n’est pas tenu de respecter le bail , sauf s’il est publié au registre foncier ?

Cette règle est plutôt méconnue, mais peut avoir de gros impacts sur l’entreprise. De nombreux entrepreneurs investissent des sommes importantes dans l’aménagement des locaux en tenant pour acquis que le bail sera d’une certaine durée. Si ce dernier venait à être terminé de manière précipitée suite à la vente de l’immeuble par le locateur, cela pourrait avoir des impacts financiers et stratégiques importants sur votre entreprise. La publication du bail peut donc remédier à ces situations. En cette nouvelle année, prenez quelques minutes afin de vérifier si votre bail a été publié. À défaut, n’hésitez pas à communiquer avec nous et il nous fera plaisir de vous assister afin de le publier.

4. Propriété intellectuelle

Un entrepreneur met beaucoup d’efforts à développer la propriété intellectuelle reliée à son entreprise : son nom et ses produits et services, le logo, le slogan, etc. Par contre, plusieurs oublient qu’il est primordial de protéger leurs marques de commerce et de les enregistrer aux endroits appropriés.

Si vous possédez de tels éléments de marques de commerce et que c’est dernier n’ont pas été enregistrés, notamment à l’Office de la propriété intellectuelle du Canada, il serait pertinent, afin de bien démarrer l’année, de consulter un des juristes du département de droit corporatif afin de déterminer vos besoins à cet effet. De cette manière, vous pourrez continuer à utiliser vos marques en toute tranquillité.

5. Livre de minutes

Votre livre de minutes est-il à jour ? C’est dans ce livre que devraient figurer, notamment, toutes les résolutions et tous les procès-verbaux des décisions prises par les administrateurs de la société. Ce livre doit être maintenu à jour pour de multiples raisons, dont, notamment, afin d’être en mesure d’obtenir un financement, dans le cadre d’une vente d’actions ou dans le cadre de vérifications fiscales, par exemple. Si vous n’avez pas de livre ou que ce dernier n’est pas à jour, il serait important, afin de bien entamer la nouvelle année, de consulter un juriste qui pourra vous aider à mettre votre livre à jour.

De plus, chaque société doit produire, annuellement une déclaration au Registraire des entreprises. Bien que la date de déclaration diffère d’une société à l’autre, elle est obligatoire pour tous. Prenez quelques minutes afin de valider à quel moment votre déclaration est due. Si cette dernière n’est pas produite dans les délais, le contrevenant risque des sanctions monétaires et pouvant aller jusqu’à la radiation de son entreprise.

Bien que non exhaustive, cette liste permet de déterminer différents aspects dont la mise en place ou la mise à jour pourraient être bénéfiques pour votre entreprise. N’hésitez pas à consulter un juriste pour toute assistance à cet effet.

Me Maxine Gauthier, notaire

Alepin Gauthier Avocats Inc.

Cette chronique contient de l'information juridique d'ordre général et ne devrait pas remplacer un conseil juridique auprès d'un avocat ou d’un notaire qui tiendra compte des particularités de la situation de vos clients.